Hướng Dẫn Các Bước Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho

Vai trò của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Nhờ có quy trình kiểm kê kho nghiêm ngặt, công ty mới có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa hết hạn, hàng lỗi thời hàng sắp hết hạn và đưa ra những hoạch định sản xuất và kinh doanh đúng đắn.

Trên thực tế, nếu hàng hóa quá hạn lưu kho quá lâu sẽ gây những tổn thất nặng nề đến công ty khi hàng hóa không thể tiêu thụ, hơn nữa một số mặt hàng còn phải mất cả chi phí tiêu hủy hàng. Mặc khác, hàng hóa để tồn kho lâu sẽ kéo theo những chi phí khác bị phát sinh như chi phí thuê kho, nhân công, dịch vụ lưu trữ.  Vì vậy, nếu sử dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ cắt giảm được một khoản chi phí đáng kể  để đầu tư vào các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Bên cạnh đó, xây dựng  quy trình kiểm hàng tồn kho hợp lý sẽ giúp bạn đảm bảo tính minh bạch trong quy trình quản lý. Nhờ sự đối chiếu, kiểm kê hàng hóa mà bạn có thể tìm ra những sai sót, chênh lệch giữa số lượng trên sổ sách  và tình hình thực tế, qua đó bạn có thể quản lý và khắc phục hậu quả kịp thời. 

>>> Xem thêm: 7 sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiện nay

Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng

Đây là phương pháp kiểm tra liên tục, có tần suất hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc sau mỗi lần lấy hàng. 

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này đó là độ chính xác cao, kiểm kê liên tục sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện được những sai sót và từ đó đưa ra những phương án xử lý kịp thời. 

Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có sản phẩm là máy móc, thiết bị đắt tiền để tránh những thất thoát nặng nề. 

Tuy phương pháp này rất hiệu quả về mặt quản lý, kiểm soát nhưng lại đòi hỏi cao về đội ngũ chuyên môn, chi phí kiểm kê và nhân sự.

Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ tháng, quý, năm hay tùy theo kế hoạch của kế hoạch của doanh nghiệp. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn và đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn và nhiều chủng loại sản phẩm.

Tùy theo tình hình mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ có những kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho định kỳ khác nhau ví dụ theo tuần, quý, hoặc năm. 

 Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Phương pháp này sẽ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn, nhiều mã hàng và giá trị sản phẩm không quá lớn và nhiều chủng loại.

Tuy đây là phương pháp tối ưu về vấn đề chi phí về nhân sự, tiết kiệm thời gian và công sức nhưng lại chứa những mặt hạn chế khá lớn đó là sẽ khó nắm bắt được thông tin hàng hóa một cách chính xác, từ đó dẫn đến tình trạng mất kiểm soát.

Đây là hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng. Trên thực tế thì còn có khá nhiều cách kiểm kê hàng khác để phù hợp với tính chất và loại hàng hóa của doanh nghiệp đó như mã hàng, theo nhóm hàng hoặc khi phát hiện ra sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng.

Hướng dẫn chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Trước khi bắt tay vào kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cần có một kế hoạch cụ thể các mục cần thực hiện. Phân quyền và trao trách nhiệm cho đúng những người liên quan đến từng khâu trong quá trình kiểm kê .

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình khác nhau tuy nhiên bảng kiểm kê nên đảm bảo đầy đủ một số thông tin sau:

1. Khu vực

2. Mã hàng

3. Tên hàng

4. Số lượng thực tế,

5. Số lượng được báo cáo

6. Ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Lên kế hoạch chi tiết trước khi tiến hành kiểm kê

Bước 2: Thực thi

Khi thực hiện bước 2 thì lưu ý dừng các hoạt động xuất, nhập hàng hóa trong quá trình kiểm kê để tránh tình trạng nhầm lẫn, dẫn đến sai lệch thông tin.

Ở bước này  những người kiểm kê phải có nhiệm vụ so sánh lượng hàng hóa thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhập tình trạng hàng hóa. Số liệu ghi chép tốt nhất được ghi chép độc lập nếu đủ nhân lực để đảm bảo tính khách quan và chính xác. 

Bước 3: Báo cáo kết quả

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

• - Quy trình này bạn phải thực hiện một số văn bản như biên bản kiểm kê, có xác nhận của các bên liên quan là hoàn thành quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Gửi báo cáo đến cấp quản lý cũng như nên giữ lại bản mềm số liệu để sau có vấn đề phát sinh thì sẽ có tài liệu đối chứng. 

• - Đối với những trường hợp sai sót, đứng trên phương diện là người quản lý bạn nên tìm hiểu nguyên nhân sâu xa từ đó tìm ra hướng giải quyết triệt để. 

Tuy nhiên, để việc kiểm kê trở nên hiệu quả và tiết kiệm thời gian công sức thì doanh nghiệp của bạn cũng nên có một kế hoạch sắp xếp hàng hóa khoa học, tiện lợi. 

Hiện nay, sử dụng kệ chứa hàng là phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp để quản lý kiểm soát hàng tồn kho.  Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ ngay với Au Viet Rack qua hotline 0932 919 338 –  0933 733 011 để được tư vấn lựa chọn kệ kho hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. 

Au Viet Rack là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và thực thi lắp đặt và bảo trì kệ chứa hàng. Chúng tôi hiện tại đã thực hiện nhiều dự án lớn, nhỏ khắp cả nước với chi phí hợp lý và đồng hành với khách hàng bằng thước đo niềm tin, chất lượng dịch vụ và chất lượng sản phẩm.