Quy trình kiểm kê hàng tồn kho phổ biến và hiệu quả

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một trong những khâu không thể thiếu để quản lý kho hàng. Tuy nhiên đây là quy trình đòi hỏi cao sự chuyên môn cao vì có thể ảnh hưởng đến các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Vậy các bước thực hiện quy trình kiểm kê tồn kho sẽ diễn ra như thế nào, cùng tìm hiểu ngay bây giờ nhé!

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho định kỳ?

Đảm bảo số liệu chính xác

Khi thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, doanh nghiệp có thể đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho luôn được cập nhật một cách chính xác, tránh thất thoát do sai sót trong quá trình vận hành và quản lý.

Phát hiện thất thoát, hao hụt hàng hóa

Việc kiểm kê kịp thời đúng lúc giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những sai lệch về số lượng, thất thoát do trộm cắp, hư hỏng hoặc lỗi nhập hàng. Từ đó đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng.

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp giải quyết rủi ro kịp thời

Hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả

Dựa trên kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu bổ sung hàng hóa đúng lúc, tối ưu luân chuyển hàng và tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.

Tuân thủ quy định về kiểm kê hàng tồn kho

Các doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cuối năm để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính cuối năm.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng

Kiểm kê thường xuyên là phương pháp kiểm tra hàng tồn kho theo định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần, đây là phương pháp thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh sản phẩm giá trị cao.

- Ưu điểm: Cập nhật nhanh chóng chính xác số lượng, chất lượng hàng tồn kho, hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

- Nhược điểm: Việc kiểm tra hàng thường xuyên, gây tốn kém chi phí nhân lực và tăng khối lượng công việc cho bộ phận kế toán.

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm tra hàng tồn kho theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc theo quy định của từng doanh nghiệp khác nhau. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn, đa dạng các loại mẫu mã.

- Ưu điểm: Việc kiểm tra theo định kỳ giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho kế toán so với kiểm kê thường xuyên.

- Nhược điểm: Công việc hạch toán dồn vào cuối kỳ, khó phát hiện sớm sai lệch để giải quyết kịp thời.

Phương pháp kiểm kê định kỳ tồn kho

Một số phương pháp kiểm kê khác

- Kiểm kê toàn bộ: Một lần sẽ kiểm tra tất cả hàng hóa trong kho, đảm bảo độ chính xác cao nhưng tốn nhiều thời gian và công sức.

- Kiểm kê ngẫu nhiên: Chọn một số mẫu hàng ngẫu nhiên để kiểm tra như những mặt hàng bán chạy hay tồn kho quá lâu, giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.

- Kiểm kê theo vị trí: Tập trung kiểm tra hàng tồn kho theo từng khu vực được chia sẵn như quần, áo, hay phụ kiện..., giúp kiểm soát hàng hóa một cách thường xuyên và khoa học.

- Kiểm kê liên tục: Thực hiện kiểm kê mỗi khi có hoạt động xuất, nhập kho, hạn chế sai sót giữa thực tế và hệ thống.

- Kiểm kê số lượng nhỏ định kỳ: Kiểm tra một phần nhỏ hàng hóa hàng ngày hoặc hàng tuần để duy trì tính chính xác mà không làm gián đoạn hoạt động.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch kiểm kê

Người quản lý lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan như quản lý kho, thủ kho, kế toán kho. Danh mục kiểm kê cần đầy đủ thông tin chi tiết phục vụ cho việc kiểm kê như về khu vực, mã hàng, số lượng thực tế, số lượng báo cáo,...

Chuẩn bị kế hoạch rõ ràng trước khi kiểm kê hàng hóa

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm thực tế

Thực hiện kiểm đếm theo phân công được chia, so sánh số lượng thực tế với số sách. Nếu đủ nhân lực, nên có ít nhất hai người kiểm tra song song độc lập để đảm bảo tính khách quan và chính xác nhất.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm kê

So sánh kết quả kiểm kê so với dữ liệu gốc trong sổ sách, lập báo cáo chi tiết và giải trình nếu có chênh lệch. Cập nhật số lại liệu đúng với thực tế kiểm kê.

Cần báo cáo so sánh kết quả kiểm kê so với dữ liệu gốc trong sổ sách

Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch

Xác định nguyên nhân chênh lệch (sai sót nhập liệu, thất thoát, hư hỏng...), đề xuất biện pháp khắc phục như điều chỉnh quy trình, đào tạo lại nhân viên hoặc cải tiến hệ thống quản lý kho.

Những sai lầm phổ biến khi kiểm kê hàng tồn kho

- Sai sót trong khi ghi nhận số liệu:  Việc nhập sai số lượng, nhầm lẫn mã hàng hoặc không cập nhật kịp thời dẫn đến sai sót và chênh lệch số liệu.

- Không đối chiếu số liệu sau kiểm kê: Không so sánh kết quả kiểm kê với dữ liệu sổ sách có thể khiến sai sót không được phát hiện kịp thời.

- Kiểm kê không có kế hoạch: Thiếu kế hoạch cụ thể khiến quá trình kiểm kê khó kiểm soát, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn dẫn đến sai sót.

Kết luận

Kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, giảm thiểu được sự sai sót và tối ưu hóa kế hoạch kinh doanh. Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp và thực hiện đúng quy trình sẽ đảm bảo tính chính xác, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Hiện nay, sử dụng kệ kho hàng là phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp để quản lý kiểm soát hàng tồn kho.  Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ ngay với Au Viet Rack qua hotline 0933 733 011 để được tư vấn lựa chọn kệ kho hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. 

Au Viet Rack là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và thực thi lắp đặt và bảo trì kệ chứa hàng. Chúng tôi hiện tại đã thực hiện nhiều dự án lớn, nhỏ khắp cả nước với chi phí hợp lý và đồng hành với khách hàng bằng thước đo niềm tin, chất lượng dịch vụ và chất lượng sản phẩm.

Tham khảo thêm một số cách quản lý kho

• Những phương pháp xử lý hàng tồn kho phổ biến
• Quản lý kho bằng mã vạch, phương pháp tiên tiến hiện đại

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 

Website: auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!