Tồn kho an toàn là gì? Cách tính và quản lý hiệu quả

Duy trì sự ổn định trong quá trình cung ứng hàng hóa có vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Làm thế nào để cân bằng giữa cung và cầu, đồng thời tránh tình trạng thiếu hụt hay tồn đọng quá nhiều hàng hóa là bài toán khó hiện nay. Theo đó, hiểu rõ về tồn kho an toàn và áp dụng trong hoạt động kinh doanh chính là chìa khóa giúp tránh khỏi những rủi ro, tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là lượng hàng hóa còn lại trong kho được dự trữ nhằm giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa do biến động trong cung và cầu, hoặc các sự cố không lường trước trong chuỗi cung ứng. Đây là mức tồn kho được duy trì để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất, giao hàng hoặc mất khách hàng khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

Tồn kho an toàn là gì?

Phân loại tồn kho an toàn

Để phân loại tồn kho an toàn thường dựa vào tính chất sản phẩm, mục đích sử dụng hay nhu cầu của thị trường:

Tồn kho an toàn theo chu kỳ

Tồn kho an toàn theo chu kỳ là lượng hàng hóa cần để đáp ứng nhu cầu trong các khoảng thời gian cố định giữa những lần đặt hàng. Loại tồn kho này thường xuất hiện khi doanh nghiệp đặt hàng hoặc sản xuất theo lô lớn để tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu sử dụng dần theo thời gian.

Ví dụ: Một công ty sản xuất linh kiện điện tử đặt hàng nguyên vật liệu đầu vào hàng tháng, số lượng nguyên vật liệu đó sẽ được sử dụng đều đặn trong suốt tháng để sản xuất sản phẩm.

Tồn kho an toàn theo mùa

Đây là loại tồn kho được duy trì để đối phó với sự biến động của nhu cầu trong các khoảng thời gian cao điểm theo mùa. Doanh nghiệp thường tăng lượng dự trữ trước những thời kỳ mà nhu cầu tiêu thụ tăng đột biến, chẳng hạn như lễ hội, kỳ nghỉ hoặc các giai đoạn đặc biệt trong năm.

Tồn kho an toàn theo mùa có vai trò quan trọng đối với các ngành nghề có tính thời vụ cao như bán lẻ, thực phẩm, thời trang. Việc dự báo sai nhu cầu theo mùa có thể dẫn đến tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt, gây tổn thất chi phí và mất cơ hội kinh doanh.

Quản lý tồn kho an toàn

Cách tính mức tồn kho an toàn

Mức tồn kho an toàn là lượng hàng hóa tối thiểu mà doanh nghiệp cần duy trì để đảm bảo không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng, ngay cả khi xảy ra sự kiện bất ngờ về nhu cầu hoặc chuỗi cung ứng. Việc tính toán chính xác giúp cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa chi phí lưu kho.

Công thức tính tồn kho an toàn:

Tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x Thời gian nhập hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x Thời gian nhập hàng trung bình)

Trong đó:

• - Nhu cầu tối đa: Lượng hàng hóa lớn nhất mà khách hàng có thể yêu cầu trong một khoảng thời gian cụ thể.

• - Thời gian nhập hàng tối đa: Thời gian lâu nhất cần thiết để nhà cung cấp giao hàng. 

• - Nhu cầu trung bình: Lượng hàng hóa trung bình mà khách hàng yêu cầu trong một khoảng thời gian nhất định. 

• - Thời gian nhập hàng trung bình: Thời gian trung bình để hoàn tất việc nhập hàng từ nhà cung cấp. Thời gian này dựa trên dữ liệu thực tế và các quy trình giao nhận hàng hóa thông thường.

Ví dụ: Công ty A chuyên kinh doanh thiết bị điện gia dụng. Công ty có nhu cầu tối đa là 300 sản phẩm, thời gian nhập hàng tối đa từ nhà cung cấp là 10 ngày, trong khi nhu cầu trung bình là 200 sản phẩm, thời gian nhập hàng trung bình là 7 ngày.

Áp dụng công thức ta có:

Tồn kho an toàn = (300 x 10) - (200 x 7) = 3000 - 1400 = 1600 sản phẩm

Vậy công ty A cần duy trì mức tồn kho an toàn là 1,600 sản phẩm để đảm bảo không bị thiếu hàng trong suốt quá trình kinh doanh.

Lợi ích của việc duy trì mức tồn kho an toàn

Duy trì mức tồn kho an toàn là một chiến lược quan trọng trong quản lý kho hàng, không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong quá trình vận hành mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Giảm thiểu nguy cơ thiếu hàng

Khi mức tồn kho an toàn được tính toán chính xác và duy trì ổn định, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng luôn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kể cả trong các trường hợp có sự gián đoạn bất ngờ như chậm trễ trong giao hàng hay tăng trưởng nhu cầu đột ngột.

Tối ưu chi phí lưu kho

Mặc dù duy trì mức tồn kho an toàn yêu cầu đầu tư vào hàng hóa, nhưng nếu tính toán chính xác sẽ không phải đối mặt với tình trạng tồn kho dư thừa. Việc duy trì mức tồn kho hợp lý giúp giảm bớt chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa quá mức, chẳng hạn như chi phí kho bãi, bảo quản hoặc việc giảm giá khi hàng hóa không được tiêu thụ.

Lợi ích khi duy trì mức tồn kho an toàn

Tăng cường khả năng phục vụ khách hàng

Việc có sẵn hàng hóa trong kho theo mức tồn kho an toàn giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Khi khách hàng yêu cầu sản phẩm, doanh nghiệp có thể giao hàng kịp thời mà không cần chờ đợi thêm, điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Hỗ trợ dự báo sản xuất chính xác hơn

Việc duy trì tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về nhu cầu và dự báo hàng hóa. Khi tồn kho được quản lý khoa học, các bộ phận liên quan như sản xuất, cung ứng, bán hàng có thể đưa ra những kế hoạch chính xác hơn về lượng hàng cần sản xuất hoặc đặt hàng, tránh được tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

Giải pháp lưu trữ hàng tồn kho an toàn, hiệu quả

Có nhiều phương pháp khác nhau để lưu trữ hàng tồn kho an toàn và hiệu quả. Các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý kho (WMS) giúp theo dõi và tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng, phương pháp như FIFO đảm bảo rằng hàng hóa cũ được xuất trước, giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

Bên cạnh đó, sử dụng kệ kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý và bảo vệ hàng tồn kho tốt hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí lưu kho. 

Kệ kho hàng giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đặc biệt là đối với những kho hàng có diện tích hạn chế. Với các loại kệ kho như kệ selective, kệ drive-in, hoặc kệ trung tải, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa chiều cao kho và sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý. Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu riêng về cách lưu trữ và bảo quản, do đó cần lưu ý lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp.

Au Viet Rack là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng hàng đầu hiện nay, chúng tôi cung cấp đa dạng các loại kệ hạng nặng, kệ tải trọng nhẹ,...phục vụ nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Quý khách hãy liên hệ với hotline 0933 733 011 để được tư vấn giải pháp lưu trữ phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 

Website:  auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!