Mẹo quản lý kho hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả là thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế. Cùng khám phá những mẹo quản lý kho hàng đơn giản, thiết thực nhưng cực kỳ hiệu quả giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa hoạt động kho bãi trong bài viết dưới đây.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp duy trì sự liên tục trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc này ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm, tránh mất cơ hội bán hàng và giữ chân khách hàng trung thành. 

Việc quản lý kho khoa học giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. Sắp xếp kho hợp lý còn giảm thời gian di chuyển, tránh sai sót trong quá trình vận hành, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quản lý kho hàng có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Giảm thiểu rủi ro và thất thoát hàng hóa nhờ kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, phát hiện kịp thời các vấn đề như hư hỏng, hết hạn sử dụng.

Cung ứng sản phẩm kịp thời và chính xác giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và tạo dựng uy tín trên thị trường. 

Doanh nghiệp có kinh nghiệm quản lý kho có thể dự báo nhu cầu, lập kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa. 

Mẹo quản lý kho hàng hiệu quả

Sắp xếp kho hàng có hệ thống

Một kho hàng được bố trí hợp lý không chỉ tạo sự ngăn nắp, chuyên nghiệp mà còn giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa, từ đó nâng cao năng suất làm việc. Việc này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi mà nguồn lực thường có giới hạn và hiệu suất công việc cần được tối ưu ở mức tối đa.

Để sắp xếp kho hàng có hệ thống, trước tiên cần phân chia kho thành các khu vực chức năng rõ ràng như khu vực nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng và khu vực xử lý hàng trả lại. Phân chia kho hợp lý giúp tránh việc lộn xộn hoặc gây ra sai sót trong quá trình vận hành. Các khu vực này nên được đánh dấu bằng biển chỉ dẫn hoặc màu sắc để dễ dàng nhận biết và quản lý.

Hệ thống giá kệ đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp hàng hóa. Lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp với đặc tính và tải trọng của hàng hóa sẽ giúp tối ưu không gian lưu trữ. Chẳng hạn, các loại kệ Selective, Drive in phù hợp với hàng hóa tải trọng lớn, trong khi kệ trung tải là lựa chọn cho hàng hóa nhỏ gọn.

Áp dụng quy tắc kiểm kê 80/20 (Nguyên tắc Pareto)

Quy tắc này chỉ ra rằng 80% giá trị của kho hàng thường đến từ 20% mặt hàng quan trọng nhất. Áp dụng nguyên tắc này giúp doanh nghiệp tập trung vào các mặt hàng chủ chốt, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện hiệu quả quản lý kho.

Ví dụ, một số mặt hàng có thể chiếm tỷ trọng nhỏ về số lượng nhưng đóng góp lớn vào doanh thu, cần được ưu tiên kiểm kê định kỳ để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.

Cách quản lý kho hàng hiệu quả

Phân loại hàng hóa đúng cách

Hàng hóa cần được phân loại dựa trên các tiêu chí cụ thể như tính chất, kích thước, trọng lượng và giá trị. Những hàng hóa có tính chất đặc biệt, chẳng hạn như hàng dễ vỡ hoặc hàng hóa nguy hiểm, cần được lưu trữ riêng biệt ở khu vực an toàn, được đánh dấu và bảo vệ kỹ lưỡng. Đối với các mặt hàng có hạn sử dụng, việc phân loại giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn, tránh tình trạng hết hạn mà không được sử dụng.

Phân loại theo kích thước và trọng lượng cũng rất quan trọng để tối ưu không gian lưu trữ. Hàng hóa lớn và nặng nên được đặt ở tầng thấp để đảm bảo an toàn, các mặt hàng nhẹ hơn có thể lưu trữ ở tầng cao hơn. 

Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc ABC để phân loại hàng hóa dựa trên giá trị và mức độ quan trọng, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực quản lý vào các mặt hàng mang lại lợi ích lớn nhất. Theo nguyên tắc này, hàng hóa được chia thành ba nhóm chính:

• + Nhóm A: Gồm các mặt hàng có giá trị cao nhưng chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số lượng hàng hóa (khoảng 20%). Đây là những sản phẩm cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra và bảo quản kỹ lưỡng.

• + Nhóm B: Là các mặt hàng có giá trị trung bình, chiếm khoảng 30% tổng số lượng. Nhóm này cần mức độ kiểm soát vừa phải, không quá khắt khe như nhóm A nhưng cũng không được lơ là.

• + Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp nhưng chiếm tỷ lệ lớn nhất (khoảng 50%). Việc quản lý nhóm này có thể đơn giản hơn để tập trung nguồn lực vào nhóm A và B.

Theo dõi thông tin hàng hóa

Theo dõi thông tin hàng hóa chính xác và liên tục là chìa khóa để duy trì hoạt động kho hàng hiệu quả, không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng hàng hóa mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định kịp thời.

Các thông tin cần được theo dõi bao gồm: mã hàng, số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa (mới, đang sử dụng, hỏng hóc), thời gian nhập kho và hạn sử dụng (nếu có). Việc cập nhật thông tin này cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo mọi dữ liệu luôn chính xác và đồng bộ.

Việc theo dõi thông tin hàng hóa hỗ trợ cho quá trình kiểm kê và đối chiếu dữ liệu. Các báo cáo chi tiết từ hệ thống quản lý kho giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các sai lệch hoặc vấn đề trong kho, từ đó xử lý kịp thời và ngăn chặn tổn thất.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập kho

Các bước trong quy trình xuất nhập kho cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt và nhất quán, có sự giám sát hoặc kiểm tra chéo để giảm nguy cơ sai lệch. Doanh nghiệp nên áp dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý kho, máy quét mã vạch để tự động hóa quy trình và tăng độ chính xác.

Kiểm soát tốt quy trình xuất nhập kho giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối ưu, giảm thiểu các chi phí liên quan đến lưu trữ không cần thiết, đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng nhờ khả năng cung ứng hàng hóa nhanh chóng và chính xác.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý kho hàng

Tính vòng quay hàng tồn kho

Tính vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là một chỉ số quan trọng giúp đo lường hiệu quả sử dụng hàng tồn kho. Chỉ số này cho biết số lần hàng tồn kho được bán hết và thay mới trong một khoảng thời gian nhất định. Theo dõi chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh, tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt hàng hóa.

>>> Xem thêm: Cách tính vòng quay hàng tồn kho

Kiểm tra kho hàng thường xuyên

Thực hiện kiểm tra kho hàng là một bước không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho và ngăn ngừa các vấn đề như thất thoát, hư hỏng hoặc hàng hóa bị hết hạn. Bằng cách duy trì thói quen kiểm kho định kỳ, doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro không mong muốn, tối ưu hóa hoạt động kho và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Đầu tư vào phần mềm quản lý kho hàng

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng không chỉ giúp tự động hóa quy trình quản lý mà còn cải thiện độ chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.

Các công việc như nhập dữ liệu, kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Các sai sót trong việc ghi chép, thống kê hay tính toán giảm đi đáng kể, bên cạnh đó phần mềm quản lý kho còn cung cấp nhanh chóng thông tin về tình trạng kho và hàng hóa.

Qua bài viết trên đây, hy vọng những mẹo quản lý kho cực kỳ hữu ích sẽ giúp doanh nghiệp bạn cải thiện quy trình quản lý kho hàng, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.
 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 

Website:  auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!