Quy Trình Vận Hành Kho Hàng - Các Bước Thực Hiện Và Tối Ưu Hiệu Quả

Quy trình vận hành kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vận hành kho đúng cách không chỉ đảm bảo sự lưu thông hàng hóa mà còn góp phần cải thiện năng suất, tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Vậy thế nào là một quy trình vận hành kho hàng chuẩn? Cùng Au Viet Rack tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

Tầm quan trọng của quy trình vận hành kho hàng

Tất cả hàng hóa từ lúc được nhập vào đến xuất đi đều phải tuân thủ theo quy trình vận hành kho hàng. Các hoạt động diễn ra tại kho tuân theo quy trình chuẩn giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên, tiết kiệm không gian lưu trữ và tối ưu hóa chi phí.

Quy trình vận hành kho rõ ràng và khoa học giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo thời gian đáp ứng đơn hàng đúng hạn và chính xác. Việc áp dụng các nguyên tắc vận hành tiêu chuẩn giúp bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng, giảm thất thoát tài sản trong quá trình quản lý.

Kho hàng được vận hành hiệu quả là nền tảng để triển khai các chiến lược kinh doanh như mở rộng thị trường, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đáp ứng linh hoạt với sự biến động của nhu cầu.

Quy trình vận hành kho hàng có vai trò quan trọng

Nguyên tắc vận hành kho hàng tiêu chuẩn

Bố trí và sắp xếp hợp lý

Không gian kho cần được thiết kế khoa học, tối ưu hóa diện tích sử dụng. Hàng hóa nên được phân loại và lưu trữ theo đặc điểm như kích thước, trọng lượng, tần suất sử dụng và loại hàng. Các lối đi cần đủ rộng để phương tiện vận chuyển di chuyển dễ dàng, giảm thời gian tìm kiếm và lấy hàng​.

Đảm bảo an toàn lao động

Nguyên tắc an toàn là yêu cầu không thể thiếu trong kho hàng. Các kệ chứa hàng cần được lắp đặt chắc chắn, chịu tải đúng quy định. Nhân viên phải được đào tạo sử dụng thiết bị nâng hạ, xe nâng và tuân thủ quy tắc an toàn khi làm việc.

Định kỳ kiểm kê và bảo trì kho

Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp phát hiện chênh lệch giữa số lượng thực tế và dữ liệu lưu trữ để từ đó kịp thời điều chỉnh. Ngoài ra, kho hàng và các thiết bị hỗ trợ cần được bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả.

Các bước cơ bản trong quy trình vận hành kho hàng

Để vận hành kho hàng hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các hoạt động từ lúc hàng hóa nhập kho cho đến khi được xuất kho. Dưới đây là quy trình vận hành kho hàng cơ bản mà doanh nghiệp cần nắm:

Nhập hàng

Kho hàng cần chuẩn bị đầy đủ phương tiện, nhận sự để quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chủng loại, và chất lượng trước khi nhập kho.

Đây là bước khởi đầu quan trọng giúp hạn chế nhiều rủi ro, trong trường hợp hàng hóa không đạt chuẩn hay có vấn đề bất thường thì cần xử lý ngay ở bước đầu vào để không làm ảnh hưởng đến các bước vận hành sau đó.

Lưu trữ hàng hóa trên hệ thống kệ chứa hàng

Sắp xếp hàng hóa

Sau khi nhập hàng, hàng hóa cần được phân loại và sắp xếp hợp lý trên hệ thống lưu trữ. Tùy vào loại sản phẩm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các nguyên tắc lưu trữ như FIFO (Nhập trước - Xuất trước), LIFO (Nhập trước - Xuất sau) hay phương pháp ABC (phân chia theo tầm quan trọng và tần suất sử dụng).

Ngoài ra, sau khi sắp xếp, hàng hóa cần được đánh dấu và lưu trữ thông tin trên hệ thống WMS để dễ dàng quản lý, hỗ trợ nhân viên trong khâu tìm kiếm và lấy hàng.

Lấy hàng

Lấy hàng là một trong những bước quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và thời gian giao hàng. Việc lấy hàng cần được thực hiện chính xác, nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Một số phương pháp lấy hàng có thể áp dụng như:

• Single Picking: Lấy hàng cho từng đơn riêng lẻ, phù hợp với đơn hàng nhỏ.

• Batch Picking: Lấy hàng cho nhiều đơn cùng lúc, tối ưu hóa thời gian di chuyển.

• Zone Picking: Phân công nhân viên phụ trách từng khu vực trong kho.

• Wave Picking: Kết hợp giữa batch và zone picking, thường áp dụng cho kho có lượng đơn hàng lớn.

Hàng hóa sau khi lấy cần được kiểm tra lại để đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng. Nhân viên sẽ xác nhận qua hệ thống trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết các phương thức lấy hàng thông dụng nhất hiện nay

Đóng gói

Hoạt động đóng gói bao gồm việc kiểm tra, lựa chọn phương thức đóng gói, vật liệu đóng gói, cập nhập lại thông tin đơn hàng và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển sang bước giao hàng.

Giao hàng

Sau khi đóng gói, hàng hóa sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển để thực hiện đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ vận chuyển nội bộ hoặc hợp tác với các đối tác logistics bên ngoài.

Vận hành kho hàng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò quyết định đến hiệu suất và sự thành công của doanh nghiệp. Từ việc nhập hàng, sắp xếp, lấy hàng, đến đóng gói và giao hàng, mỗi bước trong quy trình đều cần được thực hiện cẩn thận và tuân theo các nguyên tắc chuẩn mực. Một hệ thống vận hành kho hàng hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí, thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng, góp phần củng cố uy tín thương hiệu.
 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 - 0939 232 988

Website: auvietrack.com - auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!