Quy trình quản lý kho vật tư tối ưu: 4 bước quản lý hiệu quả

Đối với doanh nghiệp quy trình quản lý kho vật tư có vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, vật tư và tránh hiện tượng thất thoát hàng hóa trong doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể tối ưu kho vật tư một cách tốt nhất, cùng Au Viet Rack tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Quy trình quản lý kho vật tư là một khâu vô cùng quan trọng trong hoạt động của kho

Quy trình quản lý kho vật tư là gì?

Quy trình quản lý kho vật tư là một hệ thống tổ chức và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, theo dõi và phân phối vật tư trong doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ giúp bảo đảm rằng vật tư luôn sẵn có mà còn tối ưu hóa không gian kho và nâng cao hiệu suất làm việc.

Lợi ích của quy trình quản lý kho vật tư 

Quản lý kho vật tư mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững và hiệu quả. Dưới đây là các lợi ích nổi bật của quy trình này.

Tối ưu chi phí

Quản lý kho hiệu quả cho phép doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác. Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí lưu trữ mà còn giúp tối ưu hóa ngân sách cho sản xuất. Khi hàng hóa được quản lý hợp lý, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt vật tư, từ đó tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Nâng cao hiệu quả

Một quy trình quản lý kho vật tư rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy xuất vật tư. Nhờ đó, hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao, vì nhân viên không phải tốn thời gian tìm kiếm hàng hóa. Khi quy trình được tối ưu hóa, năng suất lao động sẽ gia tăng, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Khả năng cung ứng vật tư kịp thời và đầy đủ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Dịch vụ khách hàng tốt không chỉ tạo ra sự hài lòng mà còn xây dựng lòng tin từ phía khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Giảm thiểu rủi ro

Quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các rủi ro liên quan đến hàng hóa, như hư hỏng, mất mát hoặc cháy nổ. Việc thực hiện kiểm kê định kỳ và theo dõi hàng tồn kho giúp phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh, từ đó giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả tránh thất thoát

Quản lý kho vật tư là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hàng hóa mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát. Dưới đây là các bước thiết yếu trong quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả.

Bước 1: Tiếp nhận và nhập hàng hóa vào kho

Khi hàng hóa được nhà cung cấp vận chuyển đến, nhân viên kho sẽ tiến hành các bước để nhập hàng hóa. Đầu tiên, họ sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa theo quy định của công ty.

Nhập kho bước đầu trong quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả

Sau đó, lập phiếu kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa nhập kho. Khi kiểm tra hoàn tất, phiếu nhập kho sẽ được ghi cho đơn vị đối tác. Cuối cùng, mọi thông tin nhập kho sẽ được lưu trữ vào phần mềm hoặc công cụ quản lý của doanh nghiệp để phục vụ cho việc thống kê và báo cáo cho cấp quản lý.

Bước 2: Lưu trữ dữ liệu hàng hóa 

Để quản lý kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên đầu tư vào một hệ thống lưu trữ dữ liệu riêng và sử dụng mã vạch cho từng loại hàng hóa. Người quản lý cần sắp xếp kho vật tư theo mã vạch đã quy định. Đồng thời, việc bảo quản các ghi chép và tài liệu liên quan đến hàng hóa, danh mục hàng hóa, nguyên liệu và vật tư cũng rất cần thiết.

Bước 3: Lên kế hoạch và quản lý quy trình xuất kho

Chủ doanh nghiệp sẽ cần xem xét để lên kế hoạch sản xuất và xuất kho một cách hợp lý dựa trên báo cáo tồn kho. Quy trình xuất kho yêu cầu sự cẩn trọng và tuân thủ quy định của doanh nghiệp. Các bước bao gồm lập báo cáo xuất kho định kỳ và lưu trữ thông tin sau khi xuất kho, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ hàng xuất kho, quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất và chữ ký xác nhận của bộ phận chịu trách nhiệm. Cuối cùng, việc xác nhận và phê duyệt phiếu yêu cầu xuất kho của bộ phận yêu cầu cũng là một bước quan trọng.

Bước 4: Báo cáo và thống kê

Việc thu thập và lưu trữ các báo cáo là rất quan trọng để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khả năng sản xuất và bán hàng. Thống kê số liệu từ các báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ số lượng và giá trị hàng hóa đang lưu kho, báo cáo nhập xuất kho, vật tư dự trữ và khả năng phát sinh lợi nhuận. Điều này không chỉ đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng nguồn thu.

>>> Xem thêm: Các loại kệ vật tư cho kho hàng

Những điều cần lưu ý trong quy trình quản lý kho vật tư tránh thất thoát

- Việc đầu tiên là chuẩn đoán bộ mã vật tư và hàng hóa là việc làm quan trọng giúp hàng hóa được phân biệt cụ thể tránh sự nhầm lẫn và giúp hàng hóa không bị trùng nhau, chồng chéo nhau.

- Lên kế hoạch vật tư giúp người quản lý kho chủ động trong việc quản lý dòng tiền, nguồn hàng và nhân sự trong kho hàng để vận hành một cách tốt nhất.

Xây dựng kho bãi đúng chuẩn để tối ưu hóa diện tích cho kho vật tư

- Cần xây dựng kho bãi đúng tiêu chuẩn để tối ưu hóa diện tích, khả năng chứa hàng, độ tiện lợi giúp kho hàng trở nên tiện lợi dễ lấy hàng, xuất hàng và chứa được nhiều hàng một cách khoa học.

- Một trong những sản phẩm không thể thiếu trong kho hàng là sử dụng kệ kho hàng phù hợp với loại hàng, đặc tính của kho như diện tích, độ cao của kho,... để đảm bảo hàng hóa luôn được bảo vệ một cách tốt nhất và chứa đựng một cách ngăn nắp, dễ tìm dễ lấy.

Au Viet Rack hiện đang phân phối và sản xuất nhiều loại kệ kho vật tư được sử dụng rộng rãi từ quy mô gia đình đến quy mô lớn như doanh nghiệp và công nghiệp giúp cho người dùng tối ưu hóa lợi nhuận, công sức thời gian và tiền bạc.

Với lượng nguyên liệu lớn sẵn sàng sản xuất hàng số lượng lớn theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất.

Luôn hỗ trợ khách, giải đáp mọi vấn đề của khách hàng, mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline: 0932 919 338  để được tư vấn nhanh chóng.

Hỗ trợ khách hàng trong khâu vận chuyển để giảm thiểu tối đa chi phí mua hàng dù khách hàng ở đâu trên toàn quốc với nhiều chính sách ưu đãi tốt, luôn cố gắng thay đổi đáp ứng nhu cầu của khách hàng dù là những khách khó tính nhất. Au Viet Rack rất vui khi được hợp tác với doanh nghiệp bạn.

>>> Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO
 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 - 0939 232 988

Website: auvietrack.com - auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!