Quy trình quản lý kho theo ISO - Hướng dẫn chi tiết các bước

Với những lợi ích to lớn trong việc quản lý hàng hóa và giảm thiểu rủi ro, quy trình quản lý kho theo ISO đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết sau đây để khám phá chi tiết quy trình và các bước cụ thể để quản lý kho chuẩn ISO giúp kho hàng vận hành hiệu quả.

Thế nào là quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO?

ISO (International Organization for Standardization) là một tổ chức tiêu chuẩn quốc tế với mục đích phát triển và công bố các tiêu chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả cho sản phẩm, dịch vụ hay hệ thống. Tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán trong quản lý chất lượng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự tin cậy của khách hàng.

Quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO là tập hợp các bước và nguyên tắc được thiết lập nhằm đảm bảo rằng hoạt động của kho hàng tuân thủ các yêu cầu về chất lượng và an toàn, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình quản lý kho không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động của kho mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng hàng hóa, nâng cao uy tín và xây dựng lòng tin với khách hàng. Quy trình này còn hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ việc tối ưu không gian lưu trữ, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất lao động trong kho hàng​.

Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể gồm:

• + Tiêu chuẩn ISO đảm bảo các quy trình diễn ra trơn tru, từ việc nhập kho, kiểm kê đến xuất kho, các bước trở nên rõ ràng giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình quản lý kho.

• + Tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

• + Tiêu chuẩn ISO đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu về chất lượng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm tỷ lệ trả hàng do lỗi chất lượng.

• + Hệ thống ISO giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO

Các bước chi tiết trong quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình nhập kho theo ISO

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa

Tiếp nhận: Khi hàng hóa đến, nhân viên kho tiếp nhận lô hàng từ nhà cung cấp, ghi nhận thông tin ban đầu như số lượng và thời gian giao hàng.

Kiểm tra chi tiết: Nhân viên kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mã hàng và hạn sử dụng của sản phẩm để đảm bảo phù hợp với đơn đặt hàng. Bước này nhằm phát hiện lỗi sớm và giảm thiểu rủi ro sau này​.

Bước 2: Nhập thông tin

Các thông tin quan trọng của sản phẩm được nhập vào hệ thống quản lý kho, bao gồm số lô hàng, ngày nhập, vị trí lưu trữ và thông tin nhà cung cấp. Việc nhập đầy đủ dữ liệu giúp dễ dàng tra cứu và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng hóa.

Bước 3: Phân loại và sắp xếp hàng hóa vào kho

Hàng hóa sau khi kiểm tra sẽ được phân loại dựa trên loại sản phẩm, thời gian lưu trữ hoặc mã hàng để tối ưu hóa việc lưu kho. Sau đó. hàng hóa được sắp xếp vào các vị trí đã chỉ định sẵn trên hệ thống kệ kho hàng, đảm bảo tuân thủ quy tắc an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết​.

Bước 4: Cập nhật trạng thái và lưu trữ thông tin

Sau khi hoàn thành việc nhập kho, tình trạng của hàng hóa được cập nhật lại trong hệ thống để phục vụ cho việc kiểm kê và quản lý hàng tồn kho. Bước này giúp đảm bảo thông tin luôn chính xác và dễ dàng kiểm soát trong quá trình lưu kho.

Các bước quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình xuất kho

Bước 1: Lập yêu xuất kho

Khi có yêu cầu xuất kho từ bộ phận sản xuất hoặc khách hàng, nhân viên kho tạo phiếu xuất kho, ghi rõ các thông tin cần thiết như loại sản phẩm, số lượng và ngày xuất. Phiếu này giúp xác định chính xác sản phẩm cần xuất và tránh sai sót trong quá trình lấy hàng​.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Nhân viên kho thực hiện kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo sản phẩm có sẵn và số lượng đáp ứng đủ nhu cầu. Bước kiểm tra này giúp phát hiện sớm các trường hợp tồn kho không đủ, từ đó xử lý kịp thời nhằm tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Bước 3. Xuất kho và cập nhật thông tin vào hệ thống

Hàng hóa sau khi xác nhận sẽ được di chuyển đến khu vực đóng gói và tiến hành xuất kho. Nhân viên cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho để ghi nhận lô hàng đã xuất và lưu trữ hồ sơ cho các lần kiểm tra sau này. 

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho theo ISO và sẵn sàng áp dụng cho doanh nghiệp của mình để đạt được hiệu quả tối ưu.

 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 

Website:  auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!