Hướng dẫn 7 cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Thực phẩm lưu trữ trong kho sẽ dễ bị hư hỏng nếu không được quản lý chặt chẽ, gây ra tổn thất lớn về tài chính và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng thực phẩm luôn được bảo quản an toàn và không bị lãng phí, quy trình quản lý kho phải được thực hiện một cách khoa học. Dưới đây là 7 cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả có thể giúp bạn không chỉ kiểm soát tốt kho hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tại sao việc quản lý kho thực phẩm rất quan trọng?

Thực phẩm là loại hàng hóa có đặc thù về hạn sử dụng và điều kiện bảo quản, nếu không được giám sát và quản lý cẩn thận, các sản phẩm trong kho có thể bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng, dẫn đến nguy cơ mất an toàn vệ sinh thực phẩm.

Vì thực phẩm dễ hỏng và có vòng đời ngắn, khi không sử dụng kịp thời hoặc bảo quản không đúng cách có thể dẫn đến hao hụt lớn, do đó quản lý kho thực phẩm đúng cách sẽ giúp giảm thiểu thất thoát hàng hóa.

Quản lý kho thực phẩm

Khi thực phẩm được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và xuất nhập hàng hóa, từ đó giảm thiểu thời gian, công sức trong các quy trình vận hành​ và tối ưu các chi phí liên quan.

Quản lý kho thực phẩm hiệu quả còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết.

Cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Sắp xếp kho thực phẩm khoa học

Thực phẩm cần được sắp xếp khoa học để thuận tiện cho quá trình xuất nhập cũng như tối ưu hóa không gian kho. Một số cách sắp xếp kho thực phẩm bạn có thể áp dụng như:

• Phân loại thực phẩm theo các nhóm khác nhau dựa trên tính chất như loại thực phẩm (tươi sống, đông lạnh, đồ khô, đồ hộp) và thời gian bảo quản. 

• Thực phẩm dễ hư hỏng cần được đặt tại những khu vực dễ tiếp cận để kịp thời xuất kho. Những sản phẩm ít sử dụng hoặc có thời hạn sử dụng dài hơn nên được đặt ở những khu vực xa cửa ra vào hơn.

• Sắp xếp theo hạn sử dụng, các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn được đặt ở phía trước để dễ dàng xuất kho trước. Những mặt hàng mới nhập hoặc có hạn sử dụng dài hơn nên được xếp phía sau.

• Tạo sơ đồ kho và bảng chỉ dẫn rõ ràng để nhân viên xác định vị trí của từng sản phẩm một cách nhanh chóng.
   

>>> Xem thêm: Các mẫu kệ kho thực phẩm được sử dụng phổ biến nhất

Áp dụng quy tắc FIFO trong quản lý hàng hóa

FIFO (First In - First Out) đảm bảo các sản phẩm nhập vào trước sẽ được xuất kho trước, phương thức này vô cùng phù hợp đối với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm.

FIFO giúp tránh tình trạng hàng hóa bị tồn đọng trong kho quá lâu mà không được sử dụng, theo đó các sản phẩm cũ hơn nên được đặt ở phía trước hoặc tại vị trí dễ tiếp cận nhất, trong khi các sản phẩm mới nhập vào sẽ được xếp phía sau.

Kho thực phẩm chứa nông sản

Quản lý kho thực phẩm bằng mã vạch

Quản lý kho bằng mã vạch giúp cho quá trình kiểm kê kho nhanh chóng và dễ dàng hơn. Khi mỗi sản phẩm đều được gán một mã vạch riêng, nhân viên kho chỉ cần quét mã vạch để cập nhật thông tin về sản phẩm đó vào hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc so với việc kiểm kê thủ công, đặc biệt là đối với các kho lớn chứa nhiều mặt hàng.

Định mức tồn kho

Thiết lập mức tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa cần thiết mà không bị thừa hay thiếu. Đặc biệt trong quản lý kho thực phẩm, định mức tồn kho có vai trò quan trọng vì thực phẩm thường có thời hạn sử dụng ngắn, nếu không kiểm soát tốt sẽ bị hư hỏng do không được tiêu thụ kịp thời.

Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi và điều chỉnh định mức tồn kho dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, đồng thời dự đoán các biến động trong tương lai để sẵn sàng các phương án lưu trữ hiệu quả.

Thực hiện kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hóa, đảm bảo hàng tồn kho luôn đúng với thực tế. Có một số hình thức kiểm kê kho phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng, tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện thực tế của từng kho.

• Kiểm kê thực tế: Kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho vào một thời điểm nhất định, thường là cuối kỳ kế toán hoặc cuối năm.

• Kiểm kê tại chỗ: Thực hiện kiểm kê thường xuyên kết hợp với hệ thống quản lý kho tự động để ghi nhận mọi hoạt động nhập, xuất, và điều chỉnh hàng hóa trong kho theo thời gian thực.

• Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kê thường diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để phát hiện ra sai sót kịp thời.
   

Kho lạnh chứa thực phẩm

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót mà còn mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và chính xác cao hơn so với phương pháp quản lý truyền thống. Lợi ích khi áp dụng phần mềm để quản lý kho thực phẩm:

• Tự động hóa các bước như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và quản lý tồn kho, nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian và giảm tải công việc cho nhân viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình theo dõi hàng hóa.

• Ghi nhận mọi hoạt động nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo rằng số liệu luôn được cập nhật chính xác​.

• Dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi có vấn đề phát sinh.

• Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, từ số lượng tồn kho đến mức độ tiêu thụ sản phẩm.

Theo dõi và điều chỉnh nhiệt độ phù hợp

Mỗi loại thực phẩm có yêu cầu bảo quản nhiệt độ riêng, nếu không duy trì nhiệt độ phù hợp, hàng hóa có thể bị hỏng gây ra lãng phí và tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.

Kho thực phẩm thường chứa nhiều loại hàng hóa với yêu cầu nhiệt độ khác nhau. Do đó, việc phân chia kho thành nhiều khu vực với mức nhiệt độ riêng biệt sẽ giúp bảo quản tốt hơn. Ví dụ, khu vực đông lạnh sử dụng kệ kho lạnh, khu vực mát cho rau củ, và khu vực nhiệt độ thường cho thực phẩm khô.

Áp dụng những cách thức trên đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho thực phẩm hiệu quả. Ngoài ra để nâng cao công tác quản lý cũng như tối ưu không gian kho, đầu tư hệ thống kệ kho thực phẩm sẽ là giải pháp cần thiết.

Au Viet Rack cung cấp đa dạng các loại kệ chứa hàng có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ thực phẩm từ các loại kệ hạng nặng như kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Drive in hay kệ tải trọng nhẹ như kệ trung tải. Hãy gọi ngay hotline 0933 733 011 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT