Thẻ kho là gì? Giải pháp quản lý kho hàng thông minh, tiết kiệm

Nếu quản lý kho hàng là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, thì thẻ kho lại được được xem là một giải pháp không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây Au Viet Rack sẽ giúp bạn hiểu rõ về thẻ kho cũng như các lợi ích của việc sử dụng thẻ kho hàng.

Thẻ kho là gì?

Thẻ kho là một loại giấy tờ hoặc biểu mẫu dùng để ghi chép lại các thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho tại các thời điểm cụ thể như ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm. Nó có thể chứa thông tin về số lượng, chủng loại, tình trạng của hàng hóa, cũng như những ghi chú quan trọng khác liên quan đến việc nhập xuất hàng hóa trong kho. 

Thẻ kho

Có bao nhiêu loại thẻ kho?

Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, có thể lựa chọn sử dụng các loại thẻ kho khác nhau. Dưới đây là chi tiết về hai loại thẻ kho phổ biến: 

Thẻ kho truyền thống (Thẻ giấy)

Thẻ kho giấy là một trong những phương pháp ghi chép và theo dõi hàng hóa trong kho đơn giản và phổ biến từ lâu. Các thông tin về sản phẩm, số lượng hàng hóa, ngày nhập và ngày xuất được ghi lại trực tiếp trên thẻ giấy. Thẻ này có thể được dán vào các kệ hàng, sản phẩm hoặc dán vào các hồ sơ giấy. 

Ưu điểm của thẻ kho giấy:

Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Vì không yêu cầu phần mềm hoặc thiết bị phức tạp. Chỉ cần giấy, bút và có thể là máy in đơn giản để in thẻ kho.

Dễ dàng triển khai và sử dụng: Quy trình sử dụng thẻ kho giấy rất đơn giản, không cần đào tạo chuyên sâu về công nghệ.

Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ: Thẻ kho giấy rất thích hợp cho các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa ít, tần suất giao dịch thấp và nguồn lực hạn chế.

Dễ dàng thay thế: Nếu thẻ kho bị mất hoặc hư hỏng, có thể dễ dàng tạo lại thẻ kho mới mà không cần thiết bị hay phần mềm phức tạp.

Nhược điểm của thẻ kho giấy:

Tốn thời gian và công sức: Việc ghi chép thủ công và tính toán số lượng tồn kho sẽ chiếm nhiều thời gian và công sức của nhân viên kho.

Dễ xảy ra sai sót: Vì mọi thao tác đều làm thủ công, việc ghi chép hoặc tính toán có thể xảy ra sai sót, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong số lượng hàng hóa.

Dễ bị hư hỏng: Thẻ kho giấy dễ bị mờ mực, rách hoặc ẩm ướt trong môi trường kho, làm mất đi tính chính xác của thông tin trên thẻ.

Thẻ kho truyền thống (Thẻ giấy)

Thẻ kho điện tử (Sử dụng phần mềm quản lý kho)

So với thẻ kho giấy thì thẻ kho điện tử hiện đại hơn và giúp tự động quản lý hàng hóa trong kho. Thay vì ghi chép thủ công, thông tin về hàng hóa được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho, và việc nhập liệu cũng như truy xuất thông tin thường được thực hiện thông qua việc quét mã vạch (Barcode), mã QR, hoặc sử dụng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification).

Ưu điểm thẻ kho điện tử

Tăng cường hiệu quả quản lý kho: Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa nhiều thao tác như ghi nhận số lượng hàng hóa, ngày nhập và xuất, từ đó giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.

Theo dõi hàng hóa từ xa qua phần mềm: Các phần mềm quản lý kho cho phép người quản lý theo dõi tình hình kho mọi lúc mọi nơi qua kết nối Internet. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót do nhân viên không kiểm soát được tình hình kho hàng thường xuyên.

Độ chính xác cao: Phần mềm quản lý kho luôn cập nhật thông tin một cách chính xác và kịp thời, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng kho chính xác nhất.

Nhược điểm thẻ kho điện tử

Chi phí đầu tư ban đầu cao: So với thẻ kho giấy, chi phí triển khai thẻ kho điện tử có thể cao hơn nhiều do yêu cầu về các thiết bị và phần mềm công nghệ.

Đòi hỏi nhân viên có kỹ năng sử dụng: Các nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm quản lý kho và các thiết bị như máy quét mã vạch, RFID. Điều này đòi hỏi thêm thời gian và công sức trong việc đào tạo nhân viên và duy trì hệ thống.

Thẻ kho điện tử (Sử dụng phần mềm quản lý kho)

Lợi ích của việc sử dụng thẻ kho

Tiết kiệm thời gian

Sử dụng thẻ kho giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình kiểm kê và xử lý các giao dịch nhập, xuất hàng hóa. Nếu sử dụng thẻ kho điện tử, quá trình kiểm tra hàng hóa, nhập liệu và cập nhật thông tin trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều so với phương pháp ghi chép thủ công. 

Các hệ thống quét mã vạch hoặc rfid có thể cập nhật số liệu tồn kho ngay lập tức chỉ bằng một thao tác quét đơn giản. Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian làm việc của nhân viên kho mà còn giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cả đội ngũ.

Dễ dàng kiểm soát hàng tồn

Một trong những ưu điểm lớn của thẻ kho là khả năng cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho. Nhờ vào hệ thống quản lý kho hiện đại, thẻ kho giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm tra tình hình tồn kho bất cứ lúc nào, đồng thời dễ dàng xác định được số lượng hàng hóa còn lại trong kho và các sản phẩm cần bổ sung.

Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

Thẻ kho, khi được kết hợp với phần mềm quản lý kho điện tử, có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng (CRM), hoặc hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Việc tích hợp này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao tính hiệu quả và giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.

Lợi ích của việc sử dụng thẻ kho

Lưu ý khi sử dụng thẻ kho

Bảo quản thẻ kho cẩn thận

Nếu thẻ kho bị mất hoặc hỏng, thông tin sẽ bị thiếu hoặc sai lệch, gây ảnh hưởng lớn đến quy trình quản lý kho và có thể dẫn đến sự cố trong việc xuất nhập hàng hóa. Để tránh tình trạng này, thẻ kho cần được lưu trữ ở nơi khô ráo, tránh ẩm ướt, ánh sáng trực tiếp và các yếu tố gây hỏng hóc khác. 

Đối với thẻ kho điện tử, cần phải đảm bảo phần mềm quản lý kho hoạt động ổn định, dữ liệu được sao lưu thường xuyên và có các biện pháp bảo mật để tránh mất mát hoặc bị truy cập trái phép.

Tạo thẻ kho dự phòng 

Trong trường hợp hệ thống quản lý kho điện tử gặp sự cố, như mất điện hoặc lỗi phần mềm, doanh nghiệp cần có thẻ dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp. Điều này có thể bao gồm việc sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin quan trọng. Bên cạnh đó, việc duy trì một bản sao giấy của thẻ kho trong một khoảng thời gian nhất định có thể là một giải pháp thay thế hữu ích khi gặp sự cố về hệ thống điện tử.

Đảm bảo cập nhật thường xuyên

Mỗi khi có sự thay đổi về số lượng, ngày nhập, ngày xuất của hàng hóa, thẻ kho cần được ghi nhận ngay lập tức. Việc cập nhật thông tin thường xuyên giúp duy trì độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu, đồng thời giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kho. Nếu không cập nhật, số liệu trên thẻ sẽ bị sai lệch và ảnh hưởng đến quy trình nhập xuất, kiểm kê và quản lý kho, gây ra sự cố và khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa.

Cần cập nhật thông tin thường xuyên tránh tình trạng thiếu sót hàng

Qua bài viết này, Au Viet Rack hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về thẻ kho cũng như những lợi ích mà thẻ kho mang lại trong việc quản lý kho hàng. Việc áp dụng thẻ kho đúng cách không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót  từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và phát triển bền vững hơn cho doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011

Website: auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!