Hướng Dẫn Quy Trình Nhập Xuất Kho Nguyên Vật Liệu Theo Tiêu Chuẩn

Kho nguyên vật liệu giúp bảo quản các nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất.  Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ, hoạt động ở kho nguyên vật liệu còn bao gồm quản lý số lượng, chất lượng và tình trạng của các nguyên vật liệu. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết từ quy trình nhập kho, xuất kho đến các loại kệ kho hàng phù hợp nhất cho việc lưu trữ và quản lý nguyên vật liệu.

Kho nguyên vật liệu là gì?

Kho nguyên vật liệu là nơi lưu trữ và quản lý các loại nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Trong đó, việc lưu trữ và quản lý nguyên vật liệu cần phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn, đặc biệt đối với những loại nguyên liệu dễ cháy nổ, hóa chất, hay những vật liệu có giá trị cao.

Kho nguyên vật liệu có vai trò lưu trữ đa dạng các mặt hàng tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất của doanh nghiệp:

• Lưu trữ phụ tùng như động cơ, lốp xe, các bộ phận kim loại và linh kiện điện tử.
• Nguyên liệu như bột, đường, sữa, các loại gia vị cần thiết để sản xuất các sản phẩm thực phẩm chế biến sẵn.
• Chứa các vật liệu như xi măng, sắt thép, gỗ và các loại hóa chất dùng trong quá trình xây dựng và hoàn thiện công trình.
• Chứa vải vóc, chỉ, phụ kiện may mặc như nút, khóa kéo, các loại hóa chất nhuộm vải.

Kho nguyên vật liệu là gì?

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu là một bước quan trọng đảm bảo rằng các nguyên liệu cần thiết cho sản xuất được lưu trữ đúng cách và sẵn sàng cho các giai đoạn sản xuất tiếp theo. Quy trình này thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho

Quá trình nhập kho bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và yêu cầu từ các bộ phận liên quan. Các bộ phận như phòng kế hoạch, phòng mua hàng hoặc phòng sản xuất sẽ dựa vào đơn đặt hàng, dự báo sản xuất và tồn kho hiện tại để đưa ra kế hoạch nhập kho.

Lập kế hoạch nhập kho giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước về nguồn lực như nhân công, không gian lưu trữ, các thiết bị cần thiết để tiếp nhận hàng hóa.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu nguyên vật liệu

Khi nguyên vật liệu được giao đến, bước tiếp theo là kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với đơn đặt hàng. Nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng của nguyên vật liệu. 

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra và đảm bảo nguyên vật liệu đạt yêu cầu, nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này ghi nhận thông tin chi tiết về loại nguyên vật liệu, số lượng, ngày nhập kho và các thông tin liên quan khác. Phiếu nhập kho thường được lưu trữ và cập nhật vào hệ thống quản lý kho để theo dõi tình trạng tồn kho.

Theo đó, phiếu nhập kho là cơ sở để kế toán ghi nhận chi phí nguyên vật liệu, giúp các bộ phận liên quan nắm rõ tình trạng kho, phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất và kiểm kê sau này.

Quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

Bước 4: Lưu trữ và sắp xếp nguyên vật liệu

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho, nguyên vật liệu sẽ được lưu trữ trong kho. Việc sắp xếp nguyên vật liệu phải tuân theo các nguyên tắc như:

• Phân loại và sắp xếp theo mã hàng: Nguyên vật liệu được phân loại theo mã hàng, nhóm hàng hoặc theo tính chất để dễ dàng quản lý.

• Sắp xếp theo hạn sử dụng hoặc thời gian nhập kho: Ưu tiên sắp xếp các nguyên vật liệu có hạn sử dụng ngắn hơn ở vị trí dễ lấy ra để sử dụng trước, theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO).

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Sử dụng các loại kệ chứa hàng như kệ Selective, kệ Drive-In hoặc kệ sàn Mezzanine để tối ưu hóa không gian và đảm bảo dễ dàng tiếp cận nguyên vật liệu khi cần.

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu

Bước 1: Lập yêu cầu xuất kho

Quá trình xuất kho bắt đầu khi các bộ phận sản xuất hoặc các phòng ban liên quan lập yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu. Yêu cầu này thường được ghi nhận bằng một phiếu xuất kho hoặc thông qua hệ thống quản lý kho (WMS). Phiếu xuất kho cần phải ghi rõ các thông tin như:

• Tên và mã nguyên vật liệu: Đảm bảo nguyên vật liệu được xuất kho đúng chủng loại.
• Số lượng yêu cầu: Để tránh sai sót trong việc xuất kho.
• Đơn vị sử dụng: Xác định phòng ban hoặc bộ phận sẽ nhận nguyên vật liệu.
• Ngày yêu cầu: Giúp đảm bảo thời gian xuất kho phù hợp với tiến độ sản xuất.

Kho nguyên vật liệu chứa vải cuộn

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu. Việc này nhằm đảm bảo rằng kho có đủ số lượng nguyên vật liệu để đáp ứng yêu cầu. Nếu tồn kho không đủ, nhân viên kho sẽ báo cáo lại cho bộ phận quản lý để có phương án xử lý kịp thời.

Bước 3: Thực hiện xuất kho

Sau khi xác nhận tồn kho đáp ứng đủ yêu cầu, nhân viên kho sẽ tiến hành xuất nguyên vật liệu. Quá trình này bao gồm việc lấy nguyên vật liệu từ kho theo đúng số lượng và chủng loại đã được yêu cầu. Tùy thuộc vào loại nguyên vật liệu và điều kiện kho, có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng hoặc băng tải.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho và cập nhật hệ thống

Sau khi nguyên vật liệu được xuất ra khỏi kho, nhân viên kho cần lập phiếu xuất kho hoặc cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý kho. 

Các loại kệ chứa hàng phù hợp cho kho nguyên vật liệu

Hệ thống kệ chứa hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian lưu trữ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu. Dưới đây là một số loại kệ chứa hàng phù hợp cho kho nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

Kệ Selective

Kệ Selective là một trong những loại kệ phổ biến nhất trong các kho chứa hàng, đặc biệt là kho nguyên vật liệu. Với thiết kế đơn giản, kệ Selective cho phép dễ dàng tiếp cận từng pallet hàng hóa riêng lẻ mà không cần di chuyển các pallet khác, phù hợp với các kho nguyên vật liệu có đa dạng sản phẩm và yêu cầu xuất nhập hàng thường xuyên.

Kệ Selective trong kho chứa nguyên vật liệu

Kệ Drive in

Kệ Drive in là lựa chọn hàng đầu cho các kho nguyên vật liệu có nhu cầu lưu trữ số lượng lớn một loại sản phẩm hoặc sản phẩm đồng nhất. Thiết kế của kệ Drive-In cho phép xe nâng có thể đi vào bên trong dãy kệ để lấy hoặc xếp hàng, giúp tối ưu hóa diện tích lưu trữ bằng cách giảm số lượng lối đi giữa các dãy kệ.

Kệ Double Deep

Kệ Double Deep được thiết kế với hai dãy kệ đơn xếp đối lưng vào nhau, chiều sâu kệ lưu trữ được 2 pallet hàng hóa, tăng dung lượng chứa hàng lên đến 50% so với kệ Selective tiêu chuẩn.

Kệ trung tải

Kệ trung tải được ứng dụng để lưu trữ các loại hàng hóa từ trung bình đến nặng, phù hợp cho các kho có lưu lượng xuất nhập hàng hóa thường xuyên.

Kệ trung tải có khả năng chịu tải từ 300 kg đến 800 kg mỗi tầng, thiết kế chắc chắn đảm bảo độ vững chắc và có thể điều chỉnh chiều cao giữa các tầng dễ dàng giúp doanh nghiệp linh hoạt sử dụng cho nhiều nhu cầu khác nhau.

Trên đây tổng hợp những thông tin cần biết về quy trình xuất nhập kho nguyên vật liệu và các loại kệ chứa nguyên vật liệu phổ biến. Để chọn được giải pháp lưu trữ tối ưu, hãy liên hệ với hotline 0933 733 011, đội ngũ Au Viet Rack sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn nhanh chóng.


CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 - 0939 232 988

Website: auvietrack.com - auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!