Các bước quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO CHUẨN mới nhất

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO​ là một phần quan trọng trong việc quản lý chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng bước trong quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tầm quan trọng cũng như cách thức thực hiện.

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso là gì ?

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là một hệ thống quản lý tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế, nhằm đảm bảo tính minh bạch và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. 

Hồ sơ là bằng chứng cho các hoạt động đã thực hiện, không cần cập nhật thường xuyên nhưng phải được kiểm soát một cách chặt chẽ nhất. 

Theo ISO 9001, doanh nghiệp phải lưu trữ các hồ sơ về đánh giá chất lượng, mục tiêu, kiểm soát nội bộ và sản phẩm không phù hợp.

Lý do cần lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Việc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là một yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong hoạt động của một tổ chức.

- Chứng minh hoạt động của doanh nghiệp – Lưu trữ hồ sơ giúp truy xuất thông tin, đảm bảo minh bạch, tuân thủ quy định và tạo niềm tin với khách hàng, đối tác.

Việc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là một yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch

- Cơ sở cho báo cáo và xử lý dữ liệu – Việc có đầy đủ hồ sơ sẽ hỗ trợ trong việc lập báo cáo định kỳ, phân tích hiệu suất và ra quyết định quản lý hiệu quả.

- Hỗ trợ đánh giá nội bộ và nhà cung cấp – Có thể kiểm tra, giám sát, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhanh nhất.

Lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý hồ sơ được cập nhất mới nhất, ban hành vào cuối tháng 9 năm 2015. Quy trình này đảm bảo chất lượng trong việc quản lý, nhấn mạnh việc kiểm soát hồ sơ một cách khoa học, từ thu thập, sử dụng, bảo vệ đến hủy bỏ.

Lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001:2015

Áp dụng tiêu chuẩn quản lý mới nhất, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác, minh bạch, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao khả năng cạnh tranh. Đồng thời, tạo điều kiện cho cải tiến liên tục, tăng sự hài lòng của khách hàng và đối tác.

Các bước trong quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO bao gồm 6 bước quan trọng, từ nhận diện,  phân loại, xác định thời, lưu trữ, truy xuất hồ sơ và hủy hồ sơ khi hết hạn. Dưới đây là những bước chi tiết trong quy trình này:

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO bao gồm 6 bước quan trọng

Nhận diện và thu thập hồ sơ

Bước đầu tiên trong quy trình lưu trữ là xác định được các loại hồ sơ cần lưu trữ. Cần đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và có thể dễ dàng truy xuất. Mỗi hồ sơ cần phải được mô tả rõ ràng với các thông tin như tiêu đề, thời gian, phòng ban, tác giả và số tham chiếu để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn.

Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Sau khi thu thập, hồ sơ cần được phân loại theo phòng ban, nội dung công việc hoặc thời gian nhằm tối ưu hóa việc tìm kiếm sau này. Nên có tên và mã hóa hợp lý để dễ dàng truy cập, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả.

Xác định thời gian lưu trữ

Mỗi loại hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp và quy định pháp luật. Cần xác định thời gian bảo quản hoặc tiêu hủy hồ sơ một cách hợp lý, tránh lưu trữ dư thừa gây lãng phí không gian và tài nguyên.

Lưu trữ và bảo quản hồ sơ

- Hồ sơ giấy: Nên lưu trữ trong bìa cứng, tủ hồ sơ có nhãn rõ ràng để dễ tìm kiếm và phải được bảo vệ kỹ, tránh ẩm mốc và hư hỏng.

- Hồ sơ điện tử: Cần phân loại thư mục khoa học, đặt mật khẩu hoặc mã hóa để đảm bảo bảo mật và phải sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.

>>> Xem thêm: Kệ đựng hồ sơ văn phòng tối ưu không gian

Truy xuất và sử dụng hồ sơ

Xây dựng quy trình rõ ràng để truy xuất và sử dụng hồ sơ một cách hiệu quả. Hệ thống tìm kiếm phải thuận tiện và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, đảm bảo tính bảo mật và tránh lạm dụng thông tin.

Hủy hồ sơ khi hết thời gian lưu trữ

Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình hủy một cách an toàn và có kiểm soát:

- Hồ sơ giấy: Tiến hành cắt nhỏ, nghiền hoặc tiêu hủy bằng phương pháp phù hợp để đảm bảo không bị rò rỉ thông tin.

- Hồ sơ điện tử: Xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống, đảm bảo không thể khôi phục, đồng thời tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu.

Việc hủy hồ sơ có kế hoạch giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả, tiết kiệm không gian lưu trữ và đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý.

Trách nhiệm của người sử dụng hồ sơ

- Người dùng có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật và sự chuyên nghiệp.

- Hoàn trả hồ sơ sau khi sử dụng và đảm bảo hồ sơ không bị hỏng hóc.

- Đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là một yếu tố không thể thiếu trong việc quản lý chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Từ việc nhận diện, thu thập, phân loại, bảo quản cho đến hủy bỏ hồ sơ, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm mà còn tạo ra cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định và cải tiến quy trình làm việc. 

Qua bài viết này, Au Viet Rack hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình lưu trữ hồ sơ và từ đó có thể áp dụng các tiêu chuẩn này một cách hiệu quả. Au Viet Rack chuyên cung cấp những giải pháp lưu trữ tối ưu, bao gồm các kệ chứa hàng và kệ kho hàng chất lượng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và bảo quản hồ sơ một cách khoa học và tiện lợi.

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933.733.011

Website: auvietrack.net

Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng!