8 Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Quản lý hàng tồn kho là đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng những phương pháp quản lý hàng tồn kho đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được hiệu quả sản xuất và bán hàng. Vậy hàng tồn kho là gì và làm cách nào để quản lý hàng tồn kho? Hãy cùng Au Viet Rack tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Khái niệm hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho

Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là các loại hàng hoá được lưu trữ trong nhà kho của doanh nghiệp, được doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng hoặc giữ lại để cung cấp cho quá trình sản xuất. Đây là loại tài sản ngắn hạn chiếm vai trò cốt lõi trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. 

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho được chia ra thành 4 loại như sau:

- Nguồn vật tư: là những vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, cần sử dụng và mua mới thường xuyên (không phải máy móc thiết bị và tài sản cố định) như đồ dùng văn phòng, nhiên liệu vận hành máy móc, vật liệu làm sạch máy móc,…

- Nguyên liệu thô: là những loại nguyên liệu thô được doanh nghiệp nhập về và giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất. Các nguyên liệu này sẽ được chế biến / chế tác tại nhà máy của doanh nghiệp hoặc được gửi đi để gia công.

- Bán thành phẩm: Để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh cần phải trải qua khá nhiều công đoạn. Các nguyên liệu thô được sử dụng trong quá trình sản xuất sẽ được lưu trữ theo từng công đoạn và sẽ chờ đến công đoạn sản xuất tiếp theo, đây là  Đây là những sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất, tuy nhiên chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.

- Thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thiện, lưu kho để chờ bán ra thị trường.

Vì mức độ quan trọng của hàng tồn kho trong quá trình hoạt động của công ty là rất lớn, việc lên kế hoạch quản lý hàng tồn kho là một điều rất cần thiết. Hãy cùng tìm hiểu về quản lý hàng tồn kho ở những mục tiếp theo nhé.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là những hoạt động lập kế hoạch kiểm soát, sắp xếp, bảo quản hàng hoá, xuất nhập hàng hoá, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho. Việc này giúp đảm bảo các hoạt động trong kho diễn ra trơn tru và có quy trình, kế hoạch cụ thể, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng để bán ra và tránh tồn đọng quá nhiều hàng hoá.

Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng để bán ra và tránh tồn đọng quá nhiều hàng hoá

9 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

1. Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

Doanh nghiệp cần xác định được quy mô của kho hàng và nhu cầu xuất nhập hàng hoá. Hiện nay có 2 cách sắp xếp hàng hóa trong kho đó là sắp xếp theo vị trí cố định và sắp xếp linh hoạt. Sau đây là ưu nhược điểm của 2 cách:

- Sắp xếp cố định là phương pháp sắp xếp dễ thực hiện nhất, các loại hàng được phân ra theo chủng loại và được bố trí tại 1 vị trí nhất định trong kho. Phương pháp này giúp hạn chế việc nhầm lẫn khi xuất nhập hàng, dễ quan sát và kiểm soát. Tuy nhiên, khi sử dụng lâu dài, có thể sẽ xuất hiện nhiều khoảng trống của các mã hàng, dẫn đến việc không tối ưu không gian lưu trữ. Doanh nghiệp có nhà kho nhỏ, cần chứa số lượng lớn hàng thì nên cân nhắc kỹ trước khi sắp xếp cố định.

- Sắp xếp linh hoạt: cho phép tận dụng những khoảng trống để chứa hàng, không có quy định về khu vực cho mỗi mã hàng. Tuy phương pháp này giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ hàng nhưng sẽ khó quan sát và kiểm soát hơn, cần phải lập bản đồ kho và cập nhật chúng thường xuyên.

 
Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

2. Ứng dụng phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

Tùy vào nhu cầu xuất nhập hàng và loại hàng hóa mà doanh nghiệp có thể chọn FIFO hoặc LIFO cho phù hợp.

FIFO là nguyên tắc nhập trước xuất trước, hàng hoá nào được sản xuất và lên kệ trước thì sẽ được đem đi tiêu thụ trước. Phương pháp này phù hợp với tất cả các loại hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá dễ hư hỏng và lỗi thời.

LIFO là nguyên tắc nhập sau xuất trước, hàng hoá được lên kệ gần đây nhất sẽ được xuất ra sử dụng/tiêu thụ trước. Phương pháp này cho phép bạn điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất. Tuy nhiên phương pháp này sẽ không phù hợp với hàng có hạn sử dụng ngắn, có thể gây nên tình trạng dồn ứ hàng cũ lên đến vài năm.

Ứng dụng phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

3. Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất và bán hàng không bị gián đoạn do thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều, doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi loại hàng hoá.

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng tồn kho ít nhất phải có trong kho để đáp ứng kịp thời trong sản xuất và tiêu thụ bên ngoài thị trường. Đặt mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp đối mặt được với tình trạng cầu tăng đột biến. Đây cũng là mức tồn kho lý tưởng nhất của mọi doanh nghiệp.

Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tồn kho nhiều nhất mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, tránh được việc sản xuất “quá tay”, hàng hoá nhiều hơn so với cầu thị trường.

Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

4. Mã hóa và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

Hiện nay, hầu hết các kho hàng đều sử dụng phương pháp mã hoá cho tất cả sản phẩm trên kệ. Tuỳ vào độ chi tiết mà doanh nghiệp mong muốn mà sẽ xây dựng hệ thống mã hoá khác nhau. Việc mã hoá và dán nhãn tất cả hàng tồn kho làm cho việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn, hàng hoá được phân biệt rõ ràng hơn, không bị nhầm lẫn. Khi đó, ta chỉ cần quét mã qua thiết bị thì hệ thống sẽ ngay lập tức hiển thị được thông tin sản phẩm cũng như vị trí kệ hàng, số lượng tồn,...

Mã hóa và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

5. Kiểm soát quy trình xuất - nhập kho

Doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ quy trình nhập nguyên liệu thô và nguồn vật tư để chắc chắn đủ số lượng như dự kiến và đạt chất lượng tốt nhất. Kiểm soát quy trình nhập kho cũng giúp tránh được việc bị “ăn chặn” từ một số thành phần xấu trong doanh nghiệp.
Cũng như khi nhập hàng, người quản lý phải kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng thành phẩm và đối chiếu với mức độ sử dụng nguyên liệu thô để xem quy trình sản xuất có hiệu quả chưa, có thất thoát không, đồng thời kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng. 

6. Kiểm kê kho định kỳ

Việc kiểm kê kho định kỳ là việc mà doanh nghiệp nào cũng thực hiện trong quản lý kho hàng. Có 3 hình thức kiểm kê là:

Kiểm kê vật lý: là hình thức kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho cùng một lúc, được tiến hành mỗi năm một lần và sẽ rơi vào khoảng thời gian cuối năm, khi mà doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Ưu điểm của hình thức này là mang tính xác thực cao, tuy nhiên sẽ tốn khá nhiều công sức và thời gian vì số lượng hàng là rất nhiều.

Kiểm kê tại chỗ: là việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho bất kì thời gian nào mà doanh nghiệp cảm thấy cần thiết để biết được loại hàng hoá nào bán chạy để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Kiểm kê chu kỳ: Thay vì thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ, một số doanh nghiệp sử dụng tính chu kỳ để kiểm kê hàng tồn kho. Thay vì kiểm đếm đầy đủ vào cuối năm, hãy tiến hành kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau được kiểm tra theo lịch quay. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng nào sẽ được kiểm kê khi nào, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được tính thường xuyên hơn.

>>> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê kho định kỳ

7. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Đặt thứ tự ưu tiên với ABC: Một số sản phẩm cần được chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách ra các sản phẩm cần chú ý với những sản phẩm không cần chú ý. Thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại từng sản phẩm vào một trong ba loại:

A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm

B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình

C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

8. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Người quản lý cần lường trước được những sự thay đổi đột ngột để kịp thời xử lý nhanh gọn nhất mà không gây ra sự gián đoạn. Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro ở mức tối đa, các vấn đề có thể gặp phải như sau:

- Nhu cầu thị trường tăng đột biến khiến cho doanh nghiệp không có đủ nguồn nguyên liệu sản xuất để bán ra thị trường.

- Thiếu hụt ngân sách dẫn đến không có đủ vốn nhập nguyên liệu.

- Sản xuất quá mức gây nên tình trạng quá tải trong kho, không đủ chỗ chứa hàng.

Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

- Nhầm lẫn trong việc kiểm soát dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng

- Doanh nghiệp không đáp ứng đủ hàng trong khi đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó

- Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo.

Lợi ích của việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho

- Không làm gián đoạn sản xuất: Luôn kiểm soát số lượng và chất lượng của nguyên liệu thô và bán thành phẩm để có thể kịp thời cung ứng cho các giai đoạn sản xuất kế tiếp. Điều này giúp quá trình sản xuất đều đặn hơn, không bị ngắt quãng do thiếu nguyên liệu.

- Đảm bảo không thiếu hụt sản phẩm bán ra: nắm được số lượng hàng tồn kho hiện có sẽ giúp người quản lý phát hiện được sự thiếu hụt thành phẩm và kịp thời đề ra kế hoạch sản xuất tăng cường. Nhờ đó mà doanh nghiệp luôn có đủ nguồn hàng thành phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giữ được hình ảnh công ty và tạo nên lợi thế trên thị trường.

- Đầu cơ tích trữ: giá cả nguyên liệu đầu vào biến động từng ngày, rất khó để lường trước được những tình trạng giá tăng đột biến hoặc khan hiếm nguồn hàng. Việc đầu cơ tích trữ sẽ giúp doanh nghiệp giảm tiền mua nguyên vật liệu vì doanh nghiệp chỉ mất chi phí đầu vào, không bị ảnh hưởng đến thị trường.

- Dự phòng: luôn lưu trữ số lượng hàng tồn kho dự phòng để khi nguyên liệu thô hoặc hàng thành phẩm trở nên khan hiếm thì sẽ giúp doanh nghiệp chiếm được ưu thế lớn trên thị trường.

Lợi ích của việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho

- Tránh thất thoát hàng hoá: một kho hàng lớn sẽ có rất nhiều chủng loại sản phẩm với số lượng lớn. Nếu không có phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì có thể sẽ xảy ra tình trạng nhân viên tuồn hàng ra ngoài bán hoặc làm hư hỏng sản phẩm thường xuyên. Điều này sẽ gây ra thất thoát lớn cho doanh nghiệp về lâu về dài.

- Hàng hoá được đưa ra thị trường tiêu thụ kịp thời: áp dụng hiệu quả các phương pháp quản lý hàng tồn kho sẽ giúp người quản lý dễ dàng lên kế hoạch tiêu thụ hàng thành phẩm. Đặc biệt đối với các hàng hoá có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ lỗi thời thì điều này càng quan trọng hơn, nếu không tiêu thụ kịp thời sẽ khiến doanh nghiệp phải tiêu huỷ sản phẩm hoặc thanh lý, bán lỗ.

- Tránh được việc lưu trữ lượng hàng hoá tồn kho quá lớn: sản xuất liên tục mà không có kế hoạch hợp lý dần dần sẽ khiến lượng hàng thành phẩm vượt cao hơn so với nhu cầu của thị trường. Doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ lỗ vốn vì phải bán thanh lý hàng tồn.

- Chủ động trong việc đặt mục tiêu bán sản phẩm: quản lý tốt hàng tồn kho giúp người quản lý đặt ra được mức cân bằng giữa sản xuất và nhu cầu tiêu dùng, dễ dàng thiết lập mục tiêu bán hàng tối ưu nhất, giúp tăng hiệu quả vốn lưu động.

Bên trên là những điều cần biết về hàng tồn kho và các phương pháp quản lý hàng tồn kho. Au Viet Rack mong rằng bài viết này sẽ hữu ích cho quý khách. Hãy nhớ rằng việc quản lý kho rất quan trọng trong sản xuất và kinh doanh, tuy nhiên mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu áp dụng các phương pháp đúng đắn, từ đó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.