7 Lỗi Sai Khi Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Mà Doanh Nghiệp Thường Mắc Phải

Kiểm kê hàng tồn kho là công việc vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại. Thực hiện kiểm kê kho hàng giúp dễ dàng quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa, thông qua đó doanh nghiệp có thể phát hiện những lỗi sai hoặc lỗ hổng trong quy trình quản lý để có phương án khắc phục.

Tuy nhiên trong quá trình kiểm kê việc mắc phải sai sót là điều không thể tránh khỏi. Trong bài viết này Au Viet Rack sẽ liệt kê những sai lầm thường gặp nhất mà các doanh nghiệp thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho. Hãy theo dõi ngay bên dưới nhé. 

Kiểm kê hàng tồn kho

1. Không gian kho hàng không được chuẩn bị kỹ lưỡng

Chưa có sự chuẩn bị trong công tác tổ chức không gian kho hàng có thể làm mất nhiều thời gian hơn khi kiểm kê. Trường hợp hàng hóa không được sắp xếp khoa học, lưu trữ một cách ngẫu nhiên không có sự kết nối sẽ khiến kho hàng trở nên lộn xộn và cản trở việc tìm kiếm, dễ gây nhầm lẫn và sai sót trong quá trình kiểm kê.

Các bước chuẩn bị như sắp xếp, phân chia vị trí của từng loại hàng theo trật tự, tốt hơn nên có bản đồ kho để giúp đảm bảo độ chính xác trong quá trình kiểm kê và tăng cường hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống kệ kho hàng cho nhu cầu lưu trữ hàng hóa một cách an toàn và tối ưu. Đối với mỗi loại nhà kho sẽ có các thiết kế kệ chứa hàng phù hợp để đảm bảo lưu trữ hàng hóa thông minh.

2. Nhân viên kiểm kê không đủ năng lực

Nếu nhân viên không được đào tạo kỹ lưỡng, thiếu kinh nghiệm kiểm kê kho sẽ mất nhiều thời gian và dẫn đến sai sót trong số liệu.

Các yếu tố cần xem xét bao gồm việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì cần lưu ý đội ngũ thực hiện phải có sự chuyên nghiệp, nắm rõ quy trình cũng như nghiệp vụ chuyên môn cao để đảm bảo độ chính xác trong quá trình kiểm kê hàng hóa.

Đặc biệt nên chú ý giao trách nhiệm quản lý và tổng hợp báo cáo cho những người đáng tin cậy, đồng thời cần giám sát và theo dõi hoạt động kiểm kê hàng tồn kho cùng các báo cáo thường xuyên.

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm kê hàng tồn kho

3. Không xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu

Xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu là bước không thể thiếu để đảm bảo chính xác về số lượng, trọng lượng và tình trạng hàng tồn. Điều này giúp tránh sai sót trong quá trình kiểm kê sau này.

Nếu không thực hiện kiểm kê ban đầu có thể xảy ra tình trạng thiếu sót hoặc dư thừa hàng hóa, gây ảnh hưởng đến dòng cung cấp, sản xuất, và kinh doanh chung của doanh nghiệp. Thiếu sự xác minh có thể dẫn đến việc hàng hóa không được lưu trữ đúng cách, hư hại hoặc thất lạc mà không rõ nguyên nhân. 

Do đó để giảm thiểu sai sót, kế hoạch kiểm kê cần được thiết lập rõ ràng và hiệu quả để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

>>> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đơn giản mà hiệu quả

4. Không kiểm kê đầy đủ các phiên bản chi tiết của sản phẩm

Thống kê hàng tồn kho không đủ chi tiết có thể tạo ra những ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ khi kiểm kê một mẫu áo, nếu chỉ ghi lại tổng số lượng mà không theo dõi từng size như S, M, L sẽ dẫn đến việc không kiểm soát được sự chênh lệch trong số lượng thực tế của từng size.

Thực hiện thống kê chi tiết theo từng phiên bản sản phẩm, bao gồm thông tin như giá, ngày sản xuất, hạn sử dụng,... giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn, đảm bảo hiệu quả và tránh sai sót trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho.

Thực hiện kiểm kê đầy đủ các phiên bản của sản phẩm

5. Phụ thuộc quá nhiều vào dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho bên ngoài

Việc phụ thuộc quá nhiều vào dịch vụ thuê ngoài khiến doanh nghiệp mất đi sự chủ động trong việc kiểm soát hàng hóa và mang lại nhiều rủi ro.

Đừng nên bỏ qua khâu chuẩn bị, trao đổi thông tin chi tiết từ hậu cần cho đến thủ tục và cách xử lý lỗi với bên cung cấp dịch vụ kiểm kê. Thường xuyên theo dõi và phối hợp với đội ngũ thực hiện để quá trình kiểm kê nhanh chóng và hiệu quả hơn.

6. Thiếu tính linh hoạt trong việc kiểm kê hàng tồn kho

Quá trình kiểm tra hàng tồn kho không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn đòi hỏi sự đầu tư lớn về tiền bạc. Nhất là khi xuất hiện những sai sót, đôi khi bạn có thể phải bắt đầu lại từ đầu, làm tăng chi phí và công sức. Để giảm bớt công việc và tiết kiệm thời gian dành cho việc kiểm đếm thủ công, quy trình kiểm kê cần được tự động hóa. 

Phần mềm quản lý kho thông minh giúp tăng cường hiệu suất và độ chính xác trong quá trình kiểm kê tồn kho, cho phép doanh nghiệp kiểm kê hàng hóa dễ dàng, cập nhật nhanh chóng tình trạng hàng hóa, tình hình vận chuyển và thời gian xuất nhập.

Linh hoạt trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho mang liệu hiệu quả cao hơn

7. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Xử lý các sai sót là điều quan trọng khi kiểm kê hàng tồn kho để tránh nguy cơ gây tổn thất về tài chính cho doanh nghiệp. Đối với bất kỳ sai sót nào dù là lỗi xuất phát từ người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng. Bởi cho dù là những sai sót vô cùng nhỏ cũng có thể tạo ra sự chênh lệch trong báo cáo.

Nếu phát hiện lỗi, cần thực hiện kiểm kê lại để giảm thiểu tối đa thiệt hại. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của quy trình và phương pháp kiểm kê để từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tiến giúp hạn chế rủi ro trong tương lai.

Trên đây là những sai lầm thường gặp nhất trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho mà đa số các doanh nghiệp phải. Điều quan trọng là nhận ra và khắc phục những sai lầm này ngay từ đầu để quản lý kho hàng hiệu quả.